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岳阳市信访局公文办理工作规程

编稿时间: 2020-07-16 来源: 市信访局 

为进一步规范公文办理程序,提高公文办理质效,落实保密工作要求,结合机关实际,制定本规程。

一、收文办理

(一)接收。上级来文来电,县市区信访局、市直和中省驻岳单位来函请示报告,归口办公室接收。县市区信访局、市直和中省驻岳单位涉及具体信访事项的来函请示报告,归口对应业务科室接收。密件归口保密员接收。

(二)登记。办公室接收的公文,经办人员登记收文日期、来文单位、发文字号、文件标题、秘密等级等内容后,交由办公室主任。业务科接收的公文,经办人员登记相关内容后,交由业务科科长。

(三)呈送。办公室接收的公文,办公室主任阅悉并提出拟办意见,呈送局领导阅批。业务科接收的公文,科长阅悉并提出拟办意见,自行处理或呈送局领导阅批。

密件由保密员专人呈送、收回,保管。局领导传阅的密件,不能在办公室过夜,不能随身携带,阅后及时归还保密员。科室需要了解密件相关内容时,科(室)长(主任)到保密室阅悉、摘抄。所有密件,不能复印,不能翻拍。

(四)办理。根据局领导批示要求,办公室及时将公文呈送局领导或科(室)长(主任)处理。非密件且有具体工作落实时限要求的公文,文印室复印后交由科(室)长(主任)签收。承办科室按照公文内容和局领导批示要求,限期办理完毕,及时向局领导反馈办理情况,及时电话或书面回复来文单位。

(五)催办。办公室了解掌握公文流转、办理进展情况,提醒局领导和承办科室,按时按要求处理。紧急事项或密件要求落实,办公室主任或保密员负责跟进催办督办。

二、发文办理

(一)组稿。按照职责分工,科室负责职责范围内相关公文的组稿。以市信访工作联席会议办公室、市信访局党组、市信访局名义发出的上行文(以市信访工作联席会议办公室、市信访局党组、市信访局名义向省信访工作联席会议办公室、省信访局、市委市政府的请示报告等),归口办公室和综合调研科牵头组稿。以市信访工作联席会议办公室、市信访局名义发出的下行文(信访工作专题通报、专项活动方案、信访事项交办函、督办函、重要信访事项呈阅件、会议通知等),归口对应科室组稿。

(二)送审。科室组稿经科(室)长(主任)签字后,送分管局领导审查。上行文和信访工作专题通报、专项活动方案、重要信访事项呈阅件、全局性会议通知等重要下行文、由局长签发。信访事项交办函、督办函、业务性会议通知等下行文,由分管局领导签发。

(三)校稿。组稿科室对口负责局领导已签发文稿的校对,确保修改意见落实、文字表述准确。组稿科室校稿后文稿,送办公室复核。办公室重点审查审签手续是否齐全,文书格式是否规范,文字造句是否正确。存在明显错误,需要作实质性修改的稿件,办公室退回组稿科室修改,组稿科室再次呈送局领导审查签发。

(四)制作。组稿科室提供的电子文档,办公室根据签发领导意见再次核稿,拟定发文字号、秘密等级,确定公文函头、主送单位、抄送单位、印发时间,规范排版印制。

(五)发送。文印员印制公文后,送办公室主任审核并加盖印章。上行文和重要下行文,归口办公室发送;业务性下行文,归口组稿科室发送。公文发送、送达确认事项,谁经办,谁负责。